2017年7月7日 星期五

我要怎麼...推薦自己?草擬推薦信的心法和方法(上)


(圖片來源:http://www.chronicle.com/article/Recommendation-Inflation/239641/)

又到了申請季節,今天來談個有點爭議卻又非常重要的議題:申請人如何草擬推薦信

這個議題有點爭議,因為理論上推薦信應該由推薦人自行撰寫,申請人針對信件內容,是完全不應該介入或參與的。然而,在實務上,推薦人請申請人先行擬稿的狀況卻非常常見(依據我的觀察,特別是在台灣尤其如此)。因此撰寫推薦信,在某些狀況下,也成為準備申請文件過程中重要的一環。這一兩年來編修了不少由申請人草擬的推薦信,也時常回答草擬信件時遇到的問題。基於這些觀察,以及我自己幫學生和老師寫推薦信的經驗,我會以兩篇文章的篇幅,討論「推薦信」這個在許多申請人心目中最難捉摸的問題。

我們先討論草擬推薦信的"don'ts",在下一篇文章中,再來談草擬推薦信時的"dos"。

草擬推薦信的"don'ts",在實務上為何會發生?主要原因在於1) 沒有掌握推薦信在申請過程中的作用,2)沒有運用「換位思考」的能力,從推薦者的立場來寫信。don'ts輕則降低推薦信的效果,重則影響推薦信的可信度,因此在草擬推薦信的過程中,一定要盡量避免。3) 推薦人和申請人關係不深,互動不密切,無法針對申請人寫出具體有效的內容。

先說1),推薦信在整個申請案中的作用,在於透過他者的眼光,幫助審查委員了解並判斷申請人是否具備未來學習與研究上的一些不可或缺的特質。這些特質可能是一些hard skills研究能力、實驗技術、語言基礎等等;也可能是一些soft skills例如人格特質、文字或語言傳達、或溝通能力等等。1) 所產生的don't,在於沒有直接簡要的針對上述這些特質加以著墨或討論,使推薦信無法發揮影有的效果。例如申請教育相關的科系,申請人的教學經驗與人際關係處理是相當重要的考量,但推薦信中只提到申請人上課很投入、成績很好,對於申請的幫助就有限。然而若是申請理工科系的博士班,學科的基礎能力和學習能力,是進行深入研究的基礎,相對來說就很重要。此時若推薦信只提及申請人的團隊合作能力,就像打了擦邊球,不能說是錯誤,但也沒有正中紅心。


2) 換位思考,申請人須要站在一個自己不曾體驗過的「位置」來重新審視自我,所以比起1)來說,在實際操作上要困難許多。簡單來說,申請人覺得重要的東西,推薦人未必覺得重要,或有足夠的立場與證據來撰寫。而推薦人可以詳細闡述的評價或內容,在申請人看來,又未必覺得重要或需要。申請人與推薦人兩個「位置」之間的誤差,會導致推薦信可能流於形式,無法產生充實的內容,及達到有效的推薦。

有些推薦人立意良善,讓申請人在草擬信件時自由發揮,實際上申請人一股腦地想透過推薦人的立場,全盤說出自己優點,卻可能降低推薦信的可信度。例如申請人請授課老師寫信,內容卻包含自己參加社團的成果。授課老師若非社團指導老師,如何能得知申請人在社團方面的表現呢?也就是說推薦人唯一的訊息來源就是申請人,並非來自於自己獨立的觀察與判斷,這樣對於推薦信的可信度傷害是很大的。又如申請人希望推薦人美言自己的工作表現,但自己的工作貢獻,以推薦人的立場來看,對所屬組織來說卻不是最重要的。如此就算推薦人對於申請人草擬的內容照單全收,推薦信的效果也無法突顯。

3) 記得~推薦信要推薦的是申請人,不是推薦人自己。乍看之下讀者可能會覺得,這麼理所當然的事情有什麼好提醒。不過在我編修推薦信的經驗中,確實有看過一封推薦信有60%的篇幅都在介紹推薦人自己的豐功偉業(擔任國家級研究機構的主管,主持過大規模的研究計畫等等),但這些事蹟和申請人與推薦人之間的互動卻沒有關係,頂多說明了申請人工作過的機構或參與過的研究計畫而已。這種狀況常見於推薦人與申請人關係非常生疏的時候,因為可以發揮的細節有限,所以只好敘述一些比較客觀的事實,但對於申請人的幫助是有限的。

這邊簡單列出推薦信dont's的幾個類別,下一篇文章將討論草擬推薦信時的dos,讓你勇敢、有自信地透過他人之口來推薦自己,未完待續喔~


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