2015年5月2日 星期六

我的第一份英文工作: EASTS: East Asian Society, Technology, and Society: An International Journal 助理編輯

昨天有機會去聽Duke 大學出版社總編來UCLA的演講,談學術出版產業的現況,也替有出版需求的學術界各層級作者們,針對如何尋求出版機會,和編輯互動等,提出很中肯的建議。總編口才很好,妙語生花,聽著除了覺得很有滋味,也開始想像自己未來可能的出版計劃⋯

啊~以上不是本文的主題,只是引子:-)

這場演講讓我想起了我第一份密集使用英文的工作,在EASTS: East Asian Society, Technology, and Society: An International Journal擔任期刊助理編輯。




當時我碩士班快畢業,原本想應屆去美國念博士班,無奈沒有申請上半間學校(攤手),就想說先來找份工作做做(隨性),剛好期刊主編是學校的教授,正在徵人,面試之後就被錄取了。當時心想這工作看起來似乎不困難,沒注意主編在面試時就埋下了兩個伏筆,跟我說:1)這種學術期刊的執行/助理編輯,可以知道很多學術界運作的(潛)規則,通常是由博士生來擔任的。你以後也想往學術界發展,碩士畢業就來做這份工,等於預習之後在學界應該知道的應對進退,真是運氣好啊。2)其實這份工作主要就是不停的寫英文信!當時主編言者諄諄,我聽者藐藐,一直到後來工作逐漸上手,才逐漸瞭解這份工作帶給我的影響和啓發。

再來介紹一下期刊本身吧。EASTS是一本英文期刊,經費是台灣的國科會(現在已經改名成科技部了)出資,發行商在當時是荷蘭的大出版商Springer (目前已經換成Duke University Press)。編輯部的結構是這樣的:以台灣編委會為核心,還有日韓編委會及美歐編委會。期刊的小總部(其實大多數時間,都是我跟主編為主的兩人小公司)在台灣、出版商在荷蘭,以及遍佈世界各地的編輯委員、作者、和審查人。

我的工作,除了處理一些經費報銷上的庶務,最主要就是負責上述這一切人們相互之間的溝通--由於大家的母語都不同,全都以英文溝通,所以我確實是不停的在寫英文信。身為助理編輯,收到作者投稿就需要開始寫信:通知編委會讀投稿摘要以推薦審查人選、詢問被推薦的人選是否願意擔任審查工作、如同意就轉寄稿件提供審查、到收到審查意見後轉發給作者參照修改稿件、如果還需再審查,就得再次聯絡審稿人,確認修改稿已臻理想,可以出版了。實際上的運作,當然不可能像上述的線性流程如此單純。我聯絡協調的對象大多很忙碌,同時擔任其他很多教學、研究工作,幫期刊做事又完全是無償義工。所以就算出刊時間緊迫,頁數不足,我也還是得好聲好氣「提醒」對方「盡量」準時完成審查、修改工作。更別說有時投稿審稿雙方意見大不同,我和主編的兩人工作室周旋其間,需站穩編輯部的立場,不偏袒某方;又需促進雙方溝通,以便稿件能順利刊出,實在不是簡單工夫。

寫英文信的目的往往很簡單,但內容細節繁多、複雜、思慮還須盡量周延,操作起來並不容易。當時我初出茅廬,嘴上說會自己能寫英文信,實則半點應用英文的經驗也沒有,只好從做中學(苦笑)。寫信最大的難處是顧及對方讀信時的感受,所以我信件當中,最困難的就是寫退稿信(rejection letter)。一開始寫了幾封,主編終於找我去談話,要我讀讀自己寫的退稿信:

我:We are sorry to inform you that your submission is not accepted by our journal.
主編:你不是前陣子申請博士班才通通被拒絕嗎(指),你回想一下自己收到的拒絕信中,有哪封措辭這麼直接的啊。

啊~我回想起來在自己收到的數十封拒絕信中,確實沒有哪一封是劈頭就說「抱歉噢我們不能收你」(實則一點悔意也沒有)。琢磨許久,才終於掌握退稿信的大原則:不要直接出現否定的措辭,盡量以描述客觀事實來表達否定的意思。由於當時我自己也還想再申請博士班,寫退稿信時總擔心自己一直拒絕別人,日後難免收到學校的拒絕信作為報應。因此寫起信來也就更加小心謹慎,寫作能力無形中也頗為增進。

在語言交流中,傳遞自己想表達的意思固然重要,對方對於訊息的解讀與感受,更是溝通成敗的關鍵。在訊息表達與接收之間,差異固然在所難免,透過準確的措辭和設身處地地解讀,就能讓雙方在溝通中"on the same page"。幸運的是,主編花了很多時間,帶我讀許多寫得好的工作信件,例如如何在不說一個"no"字的情況下,婉轉的拒絕對方;如何在有限的篇幅中,討論、確認繁雜的代辦事項。寫英文信,其實也是用文字來表現、表達自己;寫得好的英文信,其效果不遜於當面對談溝通。

無心插柳,原本是度過留學前空窗期的工作,卻從中學到許多日後受用的能力,使我在工作一年來美國唸書之後(第二次申請確實仍收到許多學校的拒絕信,但也幸運的獲得UCLA錄取),英文信件的溝通基本無礙,也從沒發生過對方誤讀我信中意思的狀況,回想起來還是得感謝在EASTS的工作經驗。來了美國之後,繼續用英文工作,那又是另外待續的故事了。

1 則留言: